Welcome to the ultimate guide for Schreiben B1 Teil 3—the formal letter writing section of the Goethe Zertifikat B1 exam!
If you’ve already mastered Teil 1 (informal letters) and Teil 2 (opinion essays), you’re ready for the final challenge: writing formal correspondence.
This guide will give you 50+ proven Redemittel (useful phrases) that work in every formal letter scenario, from apologizing for missed appointments to requesting information from institutions.
What Is Schreiben B1 Teil 3?
Schreiben Teil 3 is the third and final writing task in the Goethe Zertifikat B1 exam. Unlike Teil 1 (informal) and Teil 2 (argumentative), Teil 3 focuses on formal communication.
Key Characteristics of Teil 3:
- Format: Formal email or letter (formelle E-Mail/Brief)
- Length: Approximately 40 words
- Time limit: 15 minutes
- Form of address: Formal “Sie” form (always)
- Tone: Polite, respectful, professional
- Common situations: Apologizing, requesting, complaining, asking for information
Why Is Schreiben B1 Teil 3 Important?
While Teil 3 is the shortest writing task, it tests crucial real-world skills:
- Professional communication: Writing to employers, landlords, institutions
- Formal register: Using appropriate Sie-form and polite expressions
- Cultural competence: German politeness conventions
- Conciseness: Expressing yourself clearly in just 40 words
Many students underestimate Teil 3 because it’s short, but small mistakes in formality or structure can cost you valuable points!
Understanding the Structure of Schreiben B1 Teil 3
Every formal letter in Teil 3 follows this mandatory structure:
The 5-Part Structure:
- Anrede (Greeting): Sehr geehrte Frau… / Sehr geehrter Herr…
- Einleitung (Introduction): Thank them OR state your problem
- Hauptteil (Main Body): Address all tasks (usually 2-3 points)
- Schluss (Conclusion): Polite closing statement
- Grußformel (Closing salutation): Mit freundlichen Grüßen + Your name
Already comfortable with informal letters? Perfect! Check out our guide: Schreiben Teil 1: Complete Informal Letter Guide
Part 1: Anrede & Grußformel — Greetings & Closings
1. Die Anrede (The Greeting) — Essential Formal Openings
Formal Greetings:
Sehr geehrte Frau [Nachname],
Dear Ms. [Lastname],
Sehr geehrter Herr [Nachname],
Dear Mr. [Lastname],
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sir or Madam, (when you don’t know the name)
⚠️ Critical Rule: After the comma in the Anrede, the next line starts with a lowercase letter (unless it’s a noun)!
Example: Sehr geehrte Frau Müller,
ich schreibe Ihnen, weil… ← lowercase “ich”!
2. Die Grußformel (The Closing) — Formal Sign-offs
Formal Closings:
Mit freundlichen Grüßen
With kind regards (most common)
Mit besten Grüßen
With best regards
Mit herzlichen Grüßen
With warm regards (slightly less formal, but acceptable)
Always follow with your full name:
Mit freundlichen Grüßen
[Your First Name] [Your Last Name]
Part 2: Einleitung — Starting Your Formal Letter
Your opening line sets the tone. Here are proven ways to begin:
A. Thanking Someone (Bedanken)
Ich bedanke mich bei Ihnen für…
I thank you for…
Ich danke Ihnen für Ihren Brief / Ihre E-Mail / Ihre Einladung / …
I thank you for your letter / email / invitation / …
Vielen Dank für…
Many thanks for…
Sehr geehrte Frau Schmidt,
ich danke Ihnen für Ihre Einladung zum Deutschkurs. Leider kann ich nicht teilnehmen…
Dear Ms. Schmidt,
I thank you for your invitation to the German course. Unfortunately, I cannot attend…
B. Apologizing (Entschuldigen)
Ich möchte mich bei Ihnen entschuldigen, weil…
I would like to apologize to you because…
Ich möchte mich bei Ihnen dafür entschuldigen, dass…
I would like to apologize to you for the fact that…
Es tut mir leid, aber ich kann nicht… / ich muss… absagen.
I’m sorry, but I cannot… / I must cancel…
Sehr geehrter Herr Müller,
ich möchte mich bei Ihnen dafür entschuldigen, dass ich den Termin nicht einhalten kann.
Dear Mr. Müller,
I would like to apologize to you for the fact that I cannot keep the appointment.
Part 3: Suggesting a New Appointment — Einen neuen Termin vorschlagen
Essential Redemittel for Appointments:
Könnten Sie bitte am Dienstag / Freitag / Montag… usw Zeit haben?
Could you please have time on Tuesday / Friday / Monday… etc.?
Ich würde gern bitte mit Ihnen einen neuen Termin vereinbaren.
I would like to arrange a new appointment with you.
Könnten Sie mir bitte einen neuen Termin geben?
Could you please give me a new appointment?
Könnten wir uns bitte am Dienstag / Montag … usw treffen?
Could we please meet on Tuesday / Monday… etc.?
Könnten Sie sich bitte bei mir melden?
Could you please contact me?
Kann ich Sie nächste Woche besuchen?
Can I visit you next week?
Kann ich Sie morgen oder am Dienstag.. usw anrufen?
Can I call you tomorrow or on Tuesday… etc.?
Ich würde… nächste Woche schicken / machen / erledigen… usw.
I would… send / do / complete next week… etc.
Working on your opinion writing? Check out: Meinung Äußern B1: 60+ Redemittel
Part 4: Giving Reasons — Sagen Sie, warum…
After apologizing or requesting, you need to explain WHY. Here are common reasons that work in exams:
Common Reasons (Begründungen):
An diesem Tag gibt es den Geburtstag von meiner Mutter.
On this day, it’s my mother’s birthday.
Am Dienstag / Freitag / Donnerstag… usw muss ich meine Tante von dem Bahnhof abholen.
On Tuesday / Friday / Thursday… etc., I must pick up my aunt from the train station.
An diesem Tag habe ich einen Termin mit meinem Arzt.
On this day, I have an appointment with my doctor.
An diesem Tag muss ich meine Mutter im Krankenhaus besuchen.
On this day, I must visit my mother in the hospital.
💡 Pro Tip: You can invent realistic reasons! The examiner doesn’t fact-check. Just make sure your reason is plausible and uses correct grammar.
Part 5: Making Polite Requests — Bitten Sie höflich
Polite Request Redemittel:
Ich bitte Sie sehr um…
I kindly ask you for…
Ich bitte Sie sehr darum,…
I kindly ask you to…
Ich bitte Sie sehr um Verständnis.
I kindly ask for your understanding.
Ich bitte Sie sehr darum, mir einen neuen Termin zu geben.
I kindly ask you to give me a new appointment.
Part 6: Asking for Information — Fragen Sie nach
Information Request Redemittel:
Gibt es… zu erfüllen?
Is there… to fulfill?
Muss ich etwas… mitbringen?
Do I need to bring something…?
Gibt es bestimmte Voraussetzungen?
Are there specific requirements?
Ich hätte ein paar Fragen.
I would have a few questions.
Ich würde gern wissen, ob…
I would like to know whether…
Ich hätte gern etwas …
I would like something…
Need help with spoken German? Review: Gemeinsam Etwas Planen B1: Complete Sprechen Guide
Part 7: Explaining Your Problem Politely — Erklären Sie höflich Ihr Problem
Problem Statement Redemittel:
Ich schreibe Ihnen, weil ich ein Problem habe.
I’m writing to you because I have a problem.
Ich schreibe Ihnen, weil ich eine Sorge habe.
I’m writing to you because I have a concern.
Sehr geehrte Frau Wagner,
ich schreibe Ihnen, weil ich ein Problem mit meiner Anmeldung habe. Ich habe das Formular noch nicht erhalten.
Dear Ms. Wagner,
I’m writing to you because I have a problem with my registration. I haven’t received the form yet.
Part 8: Conclusion Phrases for Formal Letters
Before your final Mit freundlichen Grüßen, include a polite closing statement:
Closing Statement Redemittel:
Vielleicht wird es mir das nächste Mal gut gelingen.
Perhaps I will succeed next time.
Ich freue mich auf das nächste Mal.
I look forward to next time.
Vielleicht das nächste Mal.
Perhaps next time.
Ich warte auf Ihre Antwort.
I await your answer.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
I look forward to your response.
Complete Schreiben B1 Teil 3 Example
Now, as you can see, we already have 90% of our Schreiben with these phrases, and all that’s left is to use simple logical connectors like: denn, deshalb, deswegen, darum, daher, or weil 😊.
But make sure to put the verb at the end when using weil, which is why I always recommend “denn” because with it, you can ignore that you’ve used a subordinate clause.
Let me write an example and show you what your assignment should finally look like.
Complete Schreiben Teil 3 Example
Aufgabe 3 — Arbeitszeit: 15 Minuten
Situation: Deine Sprachkursleiterin, Frau Wolmer, hat für die Gruppe einen Kinobesuch geplant. Du kannst aber leider nicht mitkommen. Schreibe an Frau Wolmer. Entschuldige dich höflich und berichte, warum du nicht mitkommen kannst.
Instructions: Schreibe eine E-Mail (circa 40 Wörter). Vergiss nicht die Anrede und den Gruß am Schluss.
Sehr geehrte Frau Wolmer,
ich danke Ihnen für den geplanten Kinobesuch. Ich kann aber leider nicht mitkommen, deshalb möchte ich mich bei Ihnen dafür entschuldigen. An diesem Tag gibt es den Geburtstag von meiner Mutter. Vielleicht wird es mir das nächste Mal gelingen, daran teilzunehmen.
Mit freundlichen Grüßen
Galilée Zoa
✓ Analysis:
Word count: ~48 words ✓ (target: ~40)
Structure: Anrede → Thank → Apologize → Reason → Closing → Grußformel ✓
Formality: Uses “Sie” form throughout ✓
Redemittel used: 4 phrases from this guide ✓
Grammar: Correct verb positions, proper connectors ✓
That’s what our assignment looks like, and as you can see for yourself, I didn’t stray from the advice I gave you to look elsewhere.
So if you follow this technique well and apply it properly, you’ll get a good grade, even if that German teacher is super tough!
Step-by-Step Strategy for Schreiben B1 Teil 3
🎯 The Winning Formula:
Step 1: Read Carefully (1 minute)
Identify:
- Who are you writing to? (Name for Anrede)
- What’s the situation? (Cinema visit, appointment, problem, etc.)
- What tasks must you complete? (Usually 2-3 points)
Step 2: Make Quick Notes (1 minute)
Write down key words for each task:
- Task 1: “entschuldigen” → Ich möchte mich entschuldigen
- Task 2: “warum” → Geburtstag meiner Mutter
- Task 3: “vorschlagen” → nächste Woche
Step 3: Choose Your Redemittel (1 minute)
Select ONE phrase for each function from this guide. Don’t use multiple phrases for the same purpose!
Step 4: Write (10 minutes)
Follow the structure:
- Anrede: Sehr geehrte/r…
- Introduction: Thank OR state problem
- Main body: Address all tasks (2-3 sentences)
- Closing statement: One polite sentence
- Grußformel: Mit freundlichen Grüßen + Name
Step 5: Check (2 minutes)
- ✓ All tasks addressed?
- ✓ Sie-form used throughout?
- ✓ Verb positions correct (especially after weil)?
- ✓ Approximately 40 words?
- ✓ Name included at end?
Preparing for presentations? Don’t miss: Ein Thema Präsentieren B1: Complete Guide
Common Mistakes in Schreiben B1 Teil 3
❌ Critical Errors to Avoid:
Mistake 1: Using “du” Instead of “Sie”
❌ Wrong: Liebe Frau Müller, ich danke dir…
✅ Correct: Sehr geehrte Frau Müller, ich danke Ihnen…
Mistake 2: Wrong Greeting Format
❌ Wrong: Hallo Frau Schmidt
✅ Correct: Sehr geehrte Frau Schmidt,
Mistake 3: Missing Comma After Greeting
❌ Wrong: Sehr geehrter Herr Müller
Ich schreibe Ihnen…
✅ Correct: Sehr geehrter Herr Müller,
ich schreibe Ihnen… ← lowercase “ich”!
Mistake 4: Informal Closing
❌ Wrong: Liebe Grüße / Tschüss / Bis bald
✅ Correct: Mit freundlichen Grüßen
Mistake 5: Forgetting Your Name
❌ Wrong: Mit freundlichen Grüßen [end of letter]
✅ Correct: Mit freundlichen Grüßen
[Your Full Name]
Mistake 6: Too Long or Too Short
❌ Wrong: 20 words or 80 words
✅ Correct: 35-50 words (aim for ~40)
Mistake 7: Not Addressing All Tasks
❌ Wrong: Apologizing but forgetting to explain why
✅ Correct: Address every point mentioned in the instructions
Practice Exercises: Schreiben B1 Teil 3
Your turn! Practice with these 5 authentic B1 topics using the expressions I’ve given you in this article:
📝 Practice Topics:
Topic 1: Appointment Cancellation
Sie haben einen Termin beim Zahnarzt, Dr. Schneider, am Donnerstag um 10 Uhr. Sie können aber nicht kommen. Schreiben Sie an Dr. Schneider und entschuldigen Sie sich. Erklären Sie, warum Sie nicht kommen können, und bitten Sie um einen neuen Termin.
Topic 2: Course Registration Problem
Sie möchten sich für einen Computerkurs an der Volkshochschule anmelden. Sie haben aber noch Fragen. Schreiben Sie an Herrn Weber von der Volkshochschule. Fragen Sie nach den Voraussetzungen und den Kurszeiten.
Topic 3: Gym Membership Issue
Sie sind Mitglied im Fitnessstudio “Sport-Plus”. Sie haben ein Problem mit Ihrer Mitgliedskarte. Schreiben Sie an die Leiterin, Frau Hoffmann. Erklären Sie Ihr Problem und bitten Sie um Hilfe.
Topic 4: Event Invitation Decline
Ihr Nachbar, Herr Klein, hat Sie zu seinem Geburtstagsfest am Samstag eingeladen. Sie können aber nicht kommen. Schreiben Sie an Herr Klein. Bedanken Sie sich für die Einladung, entschuldigen Sie sich, und erklären Sie, warum Sie nicht teilnehmen können.
Topic 5: Library Book Problem
Sie haben ein Buch aus der Stadtbibliothek ausgeliehen. Sie können es aber nicht rechtzeitig zurückgeben. Schreiben Sie an die Bibliothekarin, Frau Wagner. Entschuldigen Sie sich und bitten Sie um eine Verlängerung.
Quick Reference: 50+ Teil 3 Redemittel Checklist
Print-Friendly Redemittel Cheat Sheet:
Greetings & Closings:
- Sehr geehrte Frau…
- Sehr geehrter Herr…
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit besten Grüßen
Thanking:
- Ich bedanke mich bei Ihnen für…
- Ich danke Ihnen für…
- Vielen Dank für…
Apologizing:
- Ich möchte mich entschuldigen…
- Es tut mir leid, aber…
- Leider kann ich nicht…
Suggesting Appointments:
- Könnten Sie am… Zeit haben?
- Ich würde gern einen Termin vereinbaren
- Könnten wir uns treffen?
- Kann ich Sie… anrufen?
Giving Reasons:
- An diesem Tag habe ich…
- An diesem Tag muss ich…
- Am… gibt es…
Making Requests:
- Ich bitte Sie sehr um…
- Ich bitte Sie darum,…
Asking Information:
- Gibt es… zu erfüllen?
- Muss ich etwas mitbringen?
- Ich hätte ein paar Fragen
- Ich würde gern wissen, ob…
Stating Problems:
- Ich schreibe Ihnen, weil ich ein Problem habe
- Ich habe eine Sorge…
Closing Statements:
- Vielleicht das nächste Mal
- Ich freue mich auf das nächste Mal
- Ich warte auf Ihre Antwort
- Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung
Tips for Memorizing Teil 3 Redemittel
🧠 Memory Strategies for Formal Letters:
1. The “Situation Template” Method
Create templates for common situations:
- Canceling appointment: Danken → Entschuldigen → Grund → Neuer Termin
- Asking information: Interesse → Fragen → Bitte um Antwort
- Complaining: Problem → Erklärung → Bitte um Lösung
2. Flashcard Pairs
Front: “Apologize for missing appointment”
Back: “Ich möchte mich bei Ihnen dafür entschuldigen, dass ich nicht kommen kann.”
3. Write Daily
Practice one 40-word formal letter daily for 2 weeks before the exam. Muscle memory is powerful!
4. Audio Recording
Record yourself reading formal letters aloud. This helps internalize the formal register.
5. Comparison Practice
Write the same situation twice: once informal (Teil 1) and once formal (Teil 3). Notice the differences!
Conclusion: You’re Ready for Schreiben B1 Teil 3!
And that’s it! You now have all the different interesting and precise expressions to use in an Aufgabe 3 in the Schreiben Zertifikat B1 module.
And a small note: you must under no circumstances use two expressions on the same theme, because if I cite many, it’s so that you just make your choice. That’s why I created practical examples to illustrate this.
🎓 Master All Schreiben Modules:
Complete your B1 Schreiben preparation with our comprehensive guides:
- ✅ Teil 1: Informal Letters — 50+ Redemittel
- ✅ Teil 2: Opinion Essays — All 4 Parts Mastery
- ✅ Teil 3: Formal Letters — You just mastered it!
✅ Key Takeaways for Teil 3:
- ✅ Always use Sie-form (formal address)
- ✅ Start with Sehr geehrte/r… (never Liebe/r)
- ✅ End with Mit freundlichen Grüßen + your name
- ✅ Keep it brief (~40 words)
- ✅ Address all tasks mentioned in instructions
- ✅ Choose ONE Redemittel per function (don’t overuse)
- ✅ Use simple connectors: denn, deshalb, weil
- ✅ Check verb positions (especially with weil)
Download Papagei today to access:
- ✉️ 100+ formal letter templates for every B1 scenario
- 📝 Complete Teil 3 examples with corrections
- 🎯 Interactive writing practice with instant AI feedback
- 🗣️ Audio pronunciations for perfect Sie-form usage
- 📚 Formal vs. informal comparison guides
- ✅ Grammar checkers specifically for formal letters
Once you’ve practiced with these 5 topics using the expressions from this article, you can download bonus materials with 6 corrected Teil 3 examples. Keep practicing, and you’ll ace your B1 exam!
Viel Erfolg bei deiner B1 Prüfung! (Good luck with your B1 exam!)
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